İleri seviye proje dokümanları için 7 ipucu

İleri seviye proje dokümanları için 7 ipucu

Hatırlarsanız Projenizi iyi yönettiğinizden ne kadar eminsiniz? başlıklı yazımda yer alan proje yönetimi süreçlerinde, özellikle “kapanış süreçleri”nin şirketin en önemli varlıklarından birisi olduğundan bahsetmiştim. Kapanış sürecinde yapılan işlemleri hatırlatmak gerekirse şöyle özetleyebiliriz:

  • İşin müşteriye devredilmesi
  • Projenin başarısının değerlendirilmesi
  • Alınan dersler (lessons learned) raporunun hazırlanması
  • Kayıtların arşivlenmesi
  • Ekibin serbest bırakılması / dağıtılması
  • Proje, kapanış duyurusu

Burada özellikle “alınan dersler” raporunun hazırlanması başta olmak üzere farklı amaç ve ihtiyaçlarla, farklı tipte dokümanlar oluşturmak gerekiyor. İşte bu noktada sizlere ileri seviye proje dokümanı oluştururken nelere dikkat etmeniz gerektiğine yönelik bilgiler aktaracağım.

Bir projede hangi belgelerin bulunabileceğini bilmek, kullanışlı bir durum olabilir, ancak yüksek kalitede belgeler oluşturmak ise bambaşka bir iş demektir. Yüksek kaliteli belgeler, projeye neyin gerekli olduğu, durumunun ne olduğu ve bir sonraki aşamada neler olacağının projeye dahil olan herkes için net olmasını sağlar. Şimdi gelin doküman yaratırken nelere dikkat edilmesi gerektiğine bakalım.

Basitlik

Gereksiz bilgileri hariç tuttuğunuzdan emin olarak, belgelerinizi mümkün olduğunca basit ve yalın oluşturun. Belgeleri açık ve net bir şekilde yazın. Başkalarının anlamadığı kısaltmalar veya terimlerin kullanımını sınırlayın. Bu, belgelerin okunmasının kolay ve hızlı olmasını sağlayacaktır.

Odak

Belgenizi oluştururken “asıl konu”ya odaklanın. Belgeye ekleyeceğiniz içerik hakkında dikkatli düşünün. Konularınızı listeleyin ve bunlara bağlı kalın. Okuyanların kafasını karıştırmama için de konudan asla sapmayın.

Yapı

Tüm belgeleriniz iyi tanımlanmış bir “İçindekiler Tablosu” da dahil olmak üzere net bir yapıya sahip olmalıdır. Okunabilirliği geliştirmek, içeriğin daha fazla açıklanması için diyagramlar eklemek, başlıklar gibi belirli alanları öne çıkarmak için kalın, italik ve alt çizgi kullanmak ve ilişkili ögelerden oluşan bir grup veya grup tanımlarken, belgenize tabloların dahil edilmesini isteyebilirsiniz. Ayrıca listeleme elemanlarını kullanmayı ihmal etmeyin.

Hikaye

Belgeleri, tıpkı bir hikaye anlatır gibi oluşturun. Bu okunabilirliği artıracak, aynı zamanda okuyucunun belgeyi sıkılmadan ve dikkatlice inceleyebilmesini sağlayacaktır. Bir “giriş” ile başlayın ve okuyucuya belgenin muhakkak ne hakkında olduğunu bildirin. Daha sonra ana içeriği veya gövdeyi ekleyin. Son olarak belgeyi bir özet veya sonuçla kapattığınızdan emin olun.

Akış

Belgenizi, paragraftan paragrafa ve konudan konuya akacak şekilde yazın. Bu, okuyucunun belgede nerede bulunduğunu veya bir sonraki adımın ne olduğunu öğrenmek için durmak zorunda kalmamasını sağlayacaktır.

Bilgi miktarı

Okuyucuya doğru miktarda bilgi verin. Basit ve kısa tutun, ancak bunun da bilgilendirici ve yararlı olduğundan emin olun. Asla her şeyi açıklamaya çalışmayın çünkü bu durum belgenin okunması zorlaştırır ve okuyucunun sıkılmasına neden olabilir.

İlham

Yazdığınız konu hakkında tutkulu olun ve okuyucuya sağladığınız bilgilerle ilham verdiğinizden emin olun. Belge boyunca da bu tutumu sürdürün. Okuyucuyu heyecanlandırın ve dokümanın okunmasını eğlenceli hale getirin.

Referans:

150$ indirim fırsatı! Springboard Business Analytics kurs programı 150$ indirimli! İndirim kodunu almak için giriş yap ya da kayit ol.

Sherie Smith, Entrepreneur and Internet Visionary at Project Templates

Bugün ilk makalen bizdendi.

Daha fazlası için SHERPA Blog okuru olmalısın.
Giriş Yap Ücretsiz kaydol

Benzer Yazılar

SENİN İÇİN ÖNERİYORUZ
“Benim bugün burada olmamı bir ketçap sağladı.”

“Benim bugün burada olmamı bir ketçap sağladı.”

Gizle
SENİN İÇİN ÖNERİYORUZ
Mesleği: Oyun tasarımcısı. Geliri: Yok.

Mesleği: Oyun tasarımcısı. Geliri: Yok.

Gizle