Proje Kanvası nedir ve nasıl doldurulur?

Proje Kanvası, mümkün olduğunda basit olması amacıyla, İş Modeli Kanvası gibi ampirik olarak test edilmiş araçlardan ilham alınarak tasarlanmış, akademik araştırmalar ile pratik kullanımı birleştirebilen birkaç deneyimli proje yöneticisi tarafından geliştirilmiştir. Böylece, proje hakkında genel bilgi vermeyi sağlayan ve 10 bileşenden oluşan Proje Kanvası ortaya çıkmıştır.

Bu noktada aklınıza şu soru geliyor olabilir:

“Yeni bir araca ihtiyacımız var mı? Zaten çok fazla araç yok mu?”

Haklı olabilirsiniz; proje yönetim süreçlerinin farklı alanlarında yardımcı olan ve spesifik proje problemlerini çözmeye çalışan birçok araç var. Fakat Proje Kanvası, dahil olduğunuz proje hakkında genel bir fikre sahip olmanıza odaklanır. Bu genel fikir, proje takımlarının ortak bir yönde ilerlemesini ve motive olmasını mümkün kılar — aynı zamanda, proje sürecine dahil olan tüm paydaşlar için de önemlidir.

Proje kanvası nerede kullanılır?

Proje Kanvası, projenin boyutuna ve karmaşıklığına, takımın ihtiyaçlarına ve projenin hangi aşamada olduğuna bağlı olarak farklı amaçlarla kullanılabilir. Bu noktada 3 farklı aşamada ve amaçla kullanılabilir:

Proje Başlangıcı

Proje kanvası, henüz projeyle ilgili herhangi bir tanım yapılmamışken kullanılabilir. Bu bağlamda, proje hakkında ortak bir kanı oluşturmayı sağlamak amacıyla bir ön-proje aracı olarak kullanılır. Kanvasın 10 bileşeni arasında ilerlerken, proje takımının beyin fırtınası yaptığından ve farklı perspektifleri tartışabildiğinden emin olmak, katılımı cesaretlendirmek ve motive aynı zamanda da proje kanvasına yazılacak içerik hakkında hem fikir olmak oldukça önemlidir.

Projeye Genel Bakış

Proje başladığında ve takım çalışmaya başladığında, proje kanvası paydaşlarla (brief verme ya da proje durum raporu verme gibi) iletişim amaçlı olarak kullanılabilir. Proje kanvasını herkesin biten ve devam eden görevleri, kaynaklara ya da kapsama yönelik değişiklikleri ve mevcut riskleri algılaması için kullanabilirsiniz.

Proje Yönetimi

Eğer bir proje devam ediyorsa ve proje takımı basit bir proje yönetim aracına ihtiyaç duyuyorsa, proje kanvası görevler atamak ve ilerlemeyi gözler önüne sermek konusunda faydalı olabilir. Proje kanvası bu bağlamda, proje takımının bütün üyelerinin projenin durumu hakkında günlük veya haftalık perspektif kazanmasını sağlar.

Her şeyden önce, “proje” nedir?

Proje kanvası hakkında detaylı bilgi vermeden önce, “proje”nin ne olduğunu tanımlamakta fayda var. Bir proje, bir köprü inşa etmekten maraton koşmaya, birçok şey olabilir. Projeler, özgün kalmaya devam ederken birçok ortak karakteristik barındırabilir de. Oxford Sözlüğüne göre, bir proje şöyle tanımlanır: Özel bir amaca ulaşmak amacıyla dikkatlice planlanan bireysel ya da işbirliğine dayalı bir teşebbüs. Aşağıdaki listede, projelerin ana karakteristiklerini bulabilirsiniz.

Projeler özgündür.
Her proje özgündür, çünkü ortam, takım ya da sonuçlar gibi bazı faktörler her zaman farklı olacaktır.

Projelerin belirgin nihai sonuçları vardır.
Projeler, spesifik sonuçlarla sonlanan bir ya da daha fazla spesifik hedefe ulaşmak için tasarlanmıştır.

Projelerin sınırlı kaynakları vardır.
Hiçbir projenin sınırsız kaynağı yoktur, her projenin kendine has zaman ve bütçe kısıtları vardır.

Projeler risk barındırır.
Her bir proje özgündür, dolayısıyla sürecin nasıl ilerleyeceği belirsizdir. Bir proje “her zamanki işlerden” değildir.

5 adımda proje kanvası oluşturmak

1. adım: Projeyi tanımlama

Projenin adını ve sahibini, yani projenin başarısından ya da başarısızlığından tamamen sorumlu olan kişi, grup ya da organizasyonu belirtin.

2. adım: Hedef belirleme

Öncelikle, projenin hedeflerini belirleyin. Projenin altında yatan temel niyet nedir? Daha sonra, proje aktivitelerinin sınırlarını araştırarak proje kapsamını saptayın. Proje neleri içeriyor ve neleri içermiyor? Hedef belirleme aşamasındaki son adım olarak sıra projenin çıktılarını tanımlamada. Projenin nihai sonucu ne olacak?

Bu aşamada doldurmanız gereken alanlar:
 

Hedefler

Proje hedefleri, projenin neden başlatıldığını ve elde edilmesi gereken sonuçları tanımlar. Bir projeyi başlatmanın temel sebebidir. Proje hedefleri, projenin neden faydalı olduğunu, bir başka deyişle proje sahibine, paydaşlara ve kullanıcılara neden değer kattığını ifade eder.

Proje hedefleri genellikle, projeyi başlatırken perspektif sağlayabilecek bir ya da iki maddeyle ifade edilir.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Bu projeyi neden yapıyoruz?
• Proje sahibinin temel niyeti nedir?
• Yaratılacak, değiştirilecek ya da iyileştirilecek olan şey nedir?

Proje kapsamı

Proje kapsamı, nelerin projeye dahil olduğunu ve nelerin projeye dahil olmadığını ifade eder. Bu bölüme eklenecek maddeler, projeye dahil olan herkesin aynı beklentilerde olmasını sağlar. Eğer proje sürecinde bir uyuşmazlık ortaya çıkarsa, proje kapsamı, projedeki herkes için ortak bir referans görevi görür.

Kapsam genişlemesi (scope creep) birçok projede beklenen bir durumdur. Müşteri ya da paydaş, proje süresince yeni isteklerle ya da gereksinimlerle gelir. Bu talepler genellikle projenin harcamalarını, zamanını ya da kalitesini etkiler. Bu gibi durumlarda, orijinal proje kapsamına tekrar bakılarak yeniden pazarlık yapmanın mümkün olup olmadığı gözden geçirilebilir.

Proje kapsamını tanımlarken proje takımı öncelikli olan aktiviteleri, tarihleri ve sonuçları değerlendirir ve bunların hangilerinin proje kapsamına dahil edileceğini, hangilerininse proje kapsamının dışında tutulacağına karar verir. Bu öğeler, tatmin edici bir kapsam oluşana kadar yeniden gözden geçirilir. Proje kapsamından bir rehber olarak yararlanabilmek için bütün paydaşların kapsam konusunda hemfikir olmaları gerekir.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Bu proje hangi alanları kapsamalı?
• Hangi alanlar bu projenin dışında tutulmalı?

Çıktılar

Çıktılar, projenin neye doğru ilerlemesi gerektiğini açıklar. Proje kanvasındaki diğer öğeler de projenin nihai sonucunu desteklemeli ve ona katkıda bulunmalıdır.

Projenin çıktılarının tanımlanması, projenin odağını netleştirir. Proje çıktıları proje hedefleriyle karıştırılmamalıdır. Proje çıktıları, proje süresince ortaya çıkması amaçlanan somut öğelerdir.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Bu projenin amacına ulaşmasını nasıl sağlayabiliriz?
• Bu amaca ulaşmak için hangi çıktıların sunulması gerekir?

3. adım: İnsanları tanımlayın

Projenin ne olduğu konusunda ortak bir anlayışa sahip olduğunuzda, artık sıra projede ve projenin etrafında yer alan insanlara odaklanmaya gelmiş demektir. Bu aşamaya katılımcıları tanımlayarak başlayın. Öncelikle takımı belirleyin: Projede yer alan takım üyeleri kimler ve projedeki rolleri ne? Bundan sonra, paydaşlara odaklanın: Bu projenin başarılı olması kimleri ilgilendiriyor? Projeye ne şekilde dahil olmuş durumdalar? Peki projenin kullanıcıları kim? Projenin çıktılarından kimler faydalanacak? Son olarak kullanıcı faydaları: Projenin kullanıcıları, projenin çıktılarından ne gibi faydalar sağlayacak?

Bu aşamada doldurmanız gereken alanlar:
 

Katılımcılar

Proje katılımcıları, projenin hedeflenen sonuca ulaşması için beraber çalışan ve projenin sonucunu etkileyecek ya da projenin sonucundan etkilenecek bireyleri ya da grupları ifade eder.

Projeye yönelik beklentileri ortaklaştırmak ve proje katılımcıları arasında ortak bir anlayışa varmak her zaman önemlidir. Projeye dahil olan bireylerin ve grupların rolleri, sorumlulukları ve yeterlilikleri tanımlanmalıdır.

Paydaşlarla çalışmak projeyi güçlendirir. Paydaşlar projeye bilgi, deneyim ve kaynak sağlayabilirler. Örneğin proje takımı kullanıcılarını anlamakta güçlük çekiyorsa, paydaşlar bu konuda içgörü sağlayabilir. Paydaşlar, projeye herhangi bir zamanda dahil olabilir.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Projeye kimler dahil?
• Proje yöneticisi kim?
• Proje takımında başka hangi roller var?
• Projeyle ilgilenen ya da projeden etkilenen kimler var ve projedeki rolleri ne?
• Proje takımında hangi bilgi ve içgörüler eksik ve projeyi hedeflenen sonuca ulaştırmak için hangi dış kaynaklardan yararlanılabilir?

Kullanıcılar

Kullanıcılar, projenin sonuçlarından fayda sağlayan bireyler ya da gruplardır, dolayısıyla kullanıcılar, projenin amacıyla direkt olarak ilgilidir. Kullanıcıların hangi zorlukları yaşadıklarını incelemek ve neye ihtiyaç duyduklarına yönelik içgörüye sahip olmak, çözümün gerçek ve mevcut olan bir konuyu çözmesini sağlar.

Kullanıcılar önemlidir, çünkü projenin varlık amacını doğrularlar. Kullanıcıların olmaması, proje hedeflerini geçersiz kılar ve devam etme gerekçesini ortadan kaldırır. Kullanıcıların ihtiyaçlarını projenin erken aşamalarında tanımlamak, en iyi sonuçlara ulaşmayı mümkün kılar.

Bu alanı doldururken bütün muhtemel kullanıcıları hesaba katmak gerekir. Kullanıcılar genellikle proje takımı dışındaki kişiler olarak ele alınabilir ancak, proje takımının üyeleri ya da proje paydaşları da projenin sonucundan etkilenebilirler.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Bu projenin hedeflediği kullanıcılar kimlerdir?
• Projenin çıktılarından kimler etkilenecek?
• Proje takımında ya da paydaşlar arasında, projenin kullanıcılarını da temsil eden kimler yer alıyor?

Kullanıcı faydaları

Kullanıcı faydaları, kullanıcıların bir ürünü ya da servisi kullanmaları için temel nedenlerdir. Kullanıcıların temel motivasyonu bir ürünü ya da servisi kullanmak değil, bir ürünü ya da servisi kullanarak fayda sağlamaktır.

Ancak, genel yanılgılardan biri ürün/servis özellikleriyle kullanıcı faydalarını karıştırmaktır. Proje takımları bazen üzerinde çalıştıkları projenin tasarım ve üretim sürecine o kadar yoğunlaşır ki, madalyonun kullanıcı tarafına bakmayı ihmal eder ve bir özelliği kullanıcı faydası olarak dile getirirler. Oysa kullanıcılar özelliklerle değil, özelliklerin kendilerine sağladığı faydayla ilgilenirler.

iPod’dan örnek verecek olursak, “MP3 dosyaları için 1 GB saklama alanı” bir özellikken, “1000 şarkı cebinizde” bir kullanıcı faydasıdır.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Kullanıcılarınız, projenin sonucu olarak ortaya çıkacak olan ürün ya da servisten hangi faydaları elde edecekler?
• Kullanıcılarınızı, diğer alternatifler yerine sizin ürününüzü ya da servisinizi kullanmaya motive eden şeyler neler?
• Ürününüz ya da servisiniz, kullanıcılarınızın hayatında neleri iyileştirecek?

4. adım: Ortamı inceleyin

Projenin içinde yer aldığı ortamı incelemenin zamanı geldi. Hiçbir projenin sınırsız kaynağı yoktur. Bu projedeki bilinen kısıtlar neler? Kısıtlar, proje ortamında nelerin kesin olduğunu tanımlamanıza ve sınırları belirlemenize yardım ederken, riskleri tanımlamak ise sizi kesin olmayan şeylere hazırlayacaktır. Takımınıza (ya da kendinize), ne olduğu zaman projenin sınırlanabileceğini sorun.

Bu aşamada dolduracağınız alanlar:
 

Kısıtlar

Her projenin, içinde bulunduğu ortam nedeniyle bazı kısıtları vardır. Bu kısıtlar kurallar, prosedürler ya da standartlar olabileceği gibi; zaman, para, teknoloji ya da bilgi olabilir.

Kısıtların farkında olmak, projeye dahil olan herkes için önemlidir; özellikle de proje takımı için. Takım üyeleri bu limitleri ciddiye alarak ve hesaba katarak, projeyi doğru planlayabilirler.

Bir projeyi başlatırken, hangi kısıtların var olduğunun ve bu kısıtların proje kanvasındaki diğer öğeleri nasıl etkilediğinin farkında olmalıdır.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Projenin şu anki bariyerleri ve kısıtları nelerdir?
• Projenin gelişmesini neler engelleyebilir?

Riskler

Riskler, kısıtlardan farklı olarak, gerçekleşme potansiyeli olan gelişmelerdir. Tehditler ve fırsatlar olarak da ele alınabilirler. Her projede kesin olmayan şeyler vardır ve bunlar projeyi iyi ya da kötü yönde etkileyebilir. Örneğin, yeni bir çalışanı işe almak iş gücü ve uzmanlık konusunda iyi bir fırsat olabilir fakat bu aynı zamanda, ekstra eğitim süreçleri ve projede gecikmeler anlamına gelebilir.

Bütün projelerde riskler vardır. Dolayısıyla, riskleri tanımlamak ve her zaman akılda tutmak fakat onlardan kaçmamak gerekir. Bu sayede proje hedeflerini yakalama olasılığı artırılabilir. Buna ek olarak, etkili bir risk yönetimiyle proje üzerine el sıkışılan planlamaya mümkün olarak bağlı tutulabilir.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Gerçekleşme potansiyeli olan ve projeyi etkileyebilecek olaylar ve şartlar nelerdir?
• Ne gibi tehditler söz konusu?
• Ne gibi fırsatlar var?
• Riskler projeyi nasıl etkiler?
• Risklerin olasılıkları ne yapılarak azaltılabilir?

5. adım: Zaman aralığını tanımlayın

Son adım, proje zaman planını hazırlama adımı. Projenin önemli tarihlerini, somut etkinliklerden oluşan seriler ya da projenin ilerlemesi için gerekli olan teslim tarifhlerinden olacak şekilde tanımlayın. Ne zaman başlayacaksınız, son teslim tarihi ne? Önemli tarihler hangileri ve ne zaman gerçekleşecekler?

Projenin önemli tarihlerini listeledikten sonra sıra görevleri belirlemeye geldi. Bu önemli tarihlere ulaşabilmek için hangi görevlerin tamamlanması gerekiyor?

Bu aşamada dolduracağınız alanlar:
 

Önemli tarihler

Önemli tarihler, diğer adıyla kilometre taşları, projenin basitleştirilmiş bir genel bakışıdır. Önemli tarihleri belirleyerek çalışmak, detaylar yerine ana başlıklara odaklanmak anlamına gelir. Önemli tarihler, özellikle uzun soluklu projeler söz konusu olduğunda, projedeki çok önemli olayları işaret eder, böylece başarı kriterlerini ve nihai sonucu destekler.

Önemli tarihler şunlar olabilir:

• Karar noktaları: Atılacak adımların belirlenmesi ve bir sonraki aşamaya geçiş noktaları.
• Koordinasyon noktaları: Birden çok alanda yapılacak görevlerin belirli bir zamanda tamamlanması ve takımın koordine olması gereken zamanlar.
• Onay: İç ve dış onaylar.
• Yükümlülük transferleri: Proje takımına ya da proje takımından bir başka katılımcıya belirli yükümlülüklerin teslim edilmesi.

Projeyi belirli kontrol noktaları belirlemeden başlatım bitirmek yerine önemli tarihler belirlemek, dağınıklığı ortadan kaldırır ve projeyi küçük ve aşılabilir parçalara böler, böylece projenin takvime uygun ilerleyip ilerlemediği kolayca ve zamanında kontrol edilebilir. Önemli tarihler, yani kilometre taşları, projenin bütün yaşam döngüsü dikkate alınarak belirlenmelidir.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:

• Proje ne zaman başlıyor?
• Projenin bitiş tarihi ne zaman?
• Ana kilometre taşları ne zaman gerçekleşecek?
• Kilometre taşlarına ulaşılıp ulaşılmadığı nasıl ölçülecek?

Görevler

Görevler, belirli adımların belirli bir zaman içinde tamamlanmasıdır ve projeyi arzu edilen sonuca doğru ilerletir. Bir görev, proje kanvasının detay seviyesine göre minör aktivitelere bölünebilir.

Görevler, şuna benzer fiiller kullanılarak anlatılabilir:

• Oluşturmak
• Sağlamak
• Organize etmek
• Test etmek
• Üretmek

Net bir aksiyon planının olmaması, projede akıl karışıklığına ve kaynakların kötü yönetilmesine neden olabilir, böylece proje başarısız olabilir. Net tanımlanmış görevler, iş yükünün takım üyeleri arasında kolayca dağıtılabilmesini ve sürecin kontrol edilebilmesini mümkün kılar.

Görevler, neyin yapılması gerektiğini, nasıl gerçekleştirileceğini, kim tarafından ve ne zaman yapılacağını net olarak açıklamalıdır. Ayrıca, hangi görevin hangi kaynaklara ihtiyaç duyduğu da net olarak belirtilmelidir. Spesifik ve ölçümlenebilir görevler tanımlamak, projeyi gözlemlemeyi ve kontrol etmeyi kolaylaştırır. Görevler ilk bakışta nihai sonuca odaklanılarak belirlenebilir ve görevlerin detay seviyesi bundan sonra artırılabilir.

Bu alanı doldururken şu soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:
– Gerekli görevleri tanımlamanın en iyi yolu hangisi?
– Görevler bir ya da daha fazla çıktıyla ilişkileniyor mu?
– Görevler, bir proje planı geliştirmeye yetecek kadar detaylandırıldı mı?

Tebrikler, proje kanvasınızı oluşturdunuz!

Projeler, günümüzde iş hayatının önemli bir parçası. Projeleri etkili şekilde yönetebilmek bütün sektörler için önemli — hatta akademik inisiyatifler için de.

Öngörülemeyen engeller ise, proje yönetimi sürecinin olmazsa olmazı; kaynakları, zamanı ve kaliteyi etkileyebiliyor. Bu nedenle, bir projenin başarısı, bir takımın planlama, ayarlama ve değişikliklere uyum sağlama yetkinlikleriyle yakından ilgilidir. Proje kanvası, bir projede yer alan bütün takımın proje hakkında net bir genel bakışa sahip olmasını, bir başka deyişle herkesin aynı sayfada olmasını mümkün kılıyor.

Kaynak:
Project canvas manual