- Temel gereksinim analizi
- Performans kriterleri
- Detaylı bir paydaş bilgilendirmesi
- Öne çıkan çözüm önerilerine dair içgörüler
- Teklifin içermesi zorunlu olan başlıklar
- Teklifin gönderim zamanlaması
- Teklifin değerlendirme sürecini özetleyen bir takvim
- İletişim birimleri ve ilgili kişiler listesi yer alır.
Ey UX hizmetleri sağlayıcıları dostlarımız! Yukarıdaki maddeleri barındırmayan RFP çağrıları ne yazık ki sizleri, sonundaki ışığın tren mi yoksa pamuk mu olduğunu bilmediğiniz tünellere sokmaktan ileriye götürmeyecektir. “Ya işi alırsak!” gazıyla bu tip tekliflendirme süreçlerine girmemenizi, girecekseniz de kendi teklif değerlendirme şartlarınızı çok net bir şekilde hizmet alıcıya aktarmanızı şiddetle öneririm.
Sevgili UX hizmetleri alıcıları! Lütfen unutmayın, RFP oluşturma süreci de projenizin bir parçasıdır. Hatta bu belge ve içeriği, doğru hizmet sağlayıcıyı seçmenizi mümkün kılacak serüvendeki en önemli ilk adımdır. Ne istediğinizi bilmek, hiçbir UX hizmetleri sağlayıcının sorumluluğu değildir.
RFI (Request for Information)
RFI, bu kısaltmayla olmasa da, Türkiye’deki satın alma kültürüne en çok nüfuz etmiş yaklaşımlardan birisine denk gelen satın alma terminolojisidir. Basit anlatımda, “Yakın gelecekteki RFP süreçlerimizde değerlendirmek üzere potansiyel hizmet sağlayıcılardan bir havuz oluşturuyoruz. Bize yetkinliğiniz hakkında aşağıdaki kriterlere bağlı olarak bilgi verir misiniz?” sorusuna yanıt arayan satın alma çağrısıdır.
RFI’ların, firmaların organizasyonel kültür ve satın alma prosedürleri gereği farklı başlıklarla zenginleşebilecek birçok soru seti olabilir. Lakin yine olmazsa olmazlarına yer vermemiz gerekirse, aşağıdakileri sayabiliriz:
- Hizmet sağlayıcının ticari kimliğine dair tüzel kimlik bilgileri
- Şirketin organizasyonel yapısı ve çalışanların geçmiş profesyonel yaşantılarına dair bilgi
- Ana yetkinlikler
- Referans listesi
- Fiyatlama ve tahsilat politikası
- Detaylı portfolyo
- (RFI sahibinin) Hizmet sağlayıcıda aranan özellikler listesine uyumluluk taahhüdü
Önemli not: Karar alma süreçlerinde en çok dikkate alınan RFI içeriği referans listesi gibi gözükse de “referans”, arka planı doğru araştırılmadığı sürece çok yanıltıcı bir dayanak noktası da oluşturabilir. Zira, referans kadar onu size verenin referansı nasıl ve hangi ölçütleri esas alarak değerlendirdiği de önemlidir.
RFQ (Request for Quotation)
Türkiye’deki UX hizmetleri sağlayıcılarının çok aşina olmadığı bu satın alma terimi, ihtiyaçları standardize edilmiş ya da şablonlaştırılmış bir ürün veya servis için teklif toplama çağrısı olarak tanımlanabilir. Detayları çok keskin bir şekilde tanımlanmış olan bir ihtiyacın, teklif sunanlar tarafından fiyatlandırıldığı bu satın alma tipinde, tanımlı probleme yaratıcı çözüm bulacak kaynağı tahsis etmek, fiyatlandırma ile ödeme vadelerindeki matematiği daha akılcı çözümlemek öne çıkan değerlendirme kriterleridir. RFQ süreçlerinde genelde, yanıt aranılan sorunun “Bize, projemizin ilgili kriterlerindeki ihtiyaçları için X gün / ay boyunca, ilgili kriterlere uyum sağlayarak hizmet vermek için ne kadarlık bir bütçe talep ederseniz?” olduğunu söyleyebilirim.
RFQ’ların değerlendirme kriterleri arasında, firmaların organizasyonel kültür ve satın alma prosedürleri gereği farklılık gösterebilme ön şartıyla, aşağıdakiler yer almaktadır:
- Hizmeti sunacak ekibin yeterlilik, eğitim ve yetkinliklerine dair seviyelerini özetleyen belgeler
- Projeye tahsis edilebilecek minimum ve maksimum kaynak ile bunların tahsis şartları
- Teslim edilecek çıktılarda aranılan şartlar ile bu çıktıların değerlendirme ve kabul kriterleri
- Hizmet anlaşmasına dair uyumluluk taahhüdü
- Taslak sözleşme
UX hizmetleri sağlayıcılarının stabil bir nakit akışına sahip olabilmesinin önündeki en büyük engel RFQ çağrısı yapılmayan bir pazarda satış yapmaya çalışmalarıdır. Bu durum, pazarın, satın alma yapacak birimlerin ve nihayetinde ihtiyaçların henüz yeterli olgunluğa ulaşamadığının en net göstergeleridir. “Biz ürünümüz / servisimiz için gerekli ihtiyaçları tanımladık. Bu ihtiyaçların nasıl çözümleneceğini de biliyoruz ancak bu çözümü dış kaynak tahsisi ile çözümlemek niyetindeyiz. Bu kaynağı tahsis edecek UX hizmetleri sağlayıcısında aradığımız minimum kriterleri de listeledik. Gelin teklif verin.” diyen proje sahiplerinin sayısı artıkça, UX hizmetleri pazarı büyüyecek, rekabet kalite odağına kayacak ve -benzetmeyi mazur görün- patatesler ayıklanacaktır.
RFT (Request for Tender)
Şahsen benim tüylerimi diken diken eden, ancak bir yandan da tüm dünyada, satın alma süreçlerinde en çok rastlanılan satın alma terimi ve uygulamasıdır. RFT’ler, bir yandan RFI ile talep edilen bilgileri talep ederken bir yandan da RFP örneğindeki, tekliflendirilmesi beklenen iş ihtiyacıyla ilgili önemli spesifik bilgileri sunmaksızın hizmet sağlayıcıdan teklif vermesini talep eder. Satın alma biriminin yüksek seviyede UX hizmetleri değerlendirme yetisinin de olmadığı bir durumda RFT çağrısına yanıt veriyorsanız, ortalama 3 ay sürecek bir teklif değerlendirme sürecine peşin peşin hazır olmanız gerekeceğini söyleyebilirim.
Özellikle UX hizmetleri alanında, RFT’ler ne satın almacılar ne de teklif sunucular için önerilen bir yöntemdir. Mecbur kalınmadığı sürece RFT çağrısı açmamanın, mecbur kalınıyorsa da RFT sürecindeki değerlendirmenin verimli sonuç verebilmesi için bir UX profesyonelinin sürece dahil edilmesinin hayati önem taşıyabileceğini düşünüyorum.
Son olarak…
RFP, RFQ, RFI, RFT derken bu liste daha uzayıp gidiyor. Sektörel olarak bu terimler de farklı enlem boylamlara da taşabiliyor. UX hizmetleri parantezi içerisinde örneklerle açıklamaya çalıştığım bu 4 terminolojinin, UX hizmetleri sağlayıcıları ekseninde nasıl yanıtlanacağına dair bir stratejinin oluşturulması; hatta bu stratejinin, çağrıda bulunacak işletmelerin sektörlerine göre çeşitlenecek taktiklerle bezenmesi, işletmenizin büyüme sürecinde hayati bir yer kaplayacaktır.
UX alanında B2B hizmet sağlıyorsanız, en çok göğüs göğüse çarpışma yaşayacağınız sahneler, işte tam da bu kısaltmaların havalarda uçuştuğu e-postalar ve toplantılarda yaşanacaktır. Hazırlıklı olmazsanız, tarumar olmanız kaçınılmazdır.
