Proje yönetimi deyince akla, projede çalışacak ekibi ve kaynağı belirleme, iç ve dış toplantıların organizasyonu, bütçe ve zaman planları oluşturup verimliliği takip etme gibi, çoğu zaman proje yöneticisi veya ürün yöneticisi gibi titrlere sahip kişilerce yürütülen günlük görevler gelir. Ancak aslında proje yönetimi bundan çok daha fazlası ve tek bir kişinin üzerinde olan bir sorumluluktan çok, bir ekip işi. Ancak bu yazıldığı kadar kolay olmayabilir.
Proje yönetimi deyince akla, projede çalışacak ekibi ve kaynağı belirleme, iç ve dış toplantıların organizasyonu, bütçe ve zaman planları oluşturup verimliliği takip etme gibi, çoğu zaman proje yöneticisi veya ürün yöneticisi gibi titrlere sahip kişilerce yürütülen günlük görevler gelir. Ancak aslında proje yönetimi bundan çok daha fazlası ve tek bir kişinin üzerinde olan bir sorumluluktan çok, bir ekip işi. Tabii ki bu yazıldığı kadar kolay olmayabilir.
Hangi metodolojiyi kullanmalı?
Proje içerisinde ekibin hangi rolleri üstlenmesi gerektiğine gelmeden önce nasıl bir proje yönetim metodolojisi izleyeceğimize karar verelim. Eğilmez, bükülmez “waterfall” mu, esnek “agile” mı? Aslında bu sorunun cevabı çoktan verildi. Fakat yine de tanımları yapıp iki metodu birbirinden ayırmakta fayda var.
Waterfall metodunda proje sahibi ne istediğini, nasıl istediğini çok net bir şekilde önceden bilir; projeyi yürüten ekip de buna uygun çözümü tek seferde çıkarıp sunar. İsminden anlaşılacağı üzere görevler yukarıdan aşağıya doğru akar, arada herhangi bir değerlendirme seansı olmadığı için proje iteratif ilerlemez; proje sahibi proje sonuna gelmeden herhangi bir çıktı görmez.
Bu içerik ücretsiz!
Okumaya devam etmek ve SHERPA Blog okuru olmak için aşağıdakilerden birini seç. Her hafta yenileri eklenen yüzlerce içeriğe ücretsiz ve sınırsız eriş.
Zaman ve bütçe baskısı olan projelerde bu metot çok cazip görünse de işin aslı, hemen hemen hiçbir projede karşılıklı olarak yapılacak işler ve ortaya çıkacak sonuç tüm ekip tarafından net bir şekilde proje başlangıcında hayal edilemediği için oldukça risklidir ve proje sonunda teslim edilen iş maalesef revizyon delisi olmaya mahkumdur. Proje, haliyle beklenen sürelerde tamamlanamadığı için astarı yüzünden pahalıya gelir.
Agile ise, genellikle ürün geliştirme ve kullanıcı deneyimi optimizasyonu projelerince sıklıkla kullanılan esnek bir proje yönetimi metodolojisidir. Üretim ekibiyle müşterinin aynı ekip içinde, çok sayıda iş üzerinde birlikte çalışmasına imkan tanır. Ekip proje boyunca bol bol kısa geri bildirim seanslarında bir araya gelir. Bu yöntemin güzel yanı, proje sahibinin sonuca varana kadar her adımda projeye dahil olması ve dolayısıyla projede görev alan herkesi reaktif değil, proaktif olmaya teşvik etmesidir.
Agile proje yönetim metodolojisinin, bütçe ve zaman kısıtlarını hesaba katınca en optimum çözümü sunduğunu söylemek yanlış olmaz. Proje yönetimi, yazının başında da dediğim gibi, sadece bir kişinin değil, tüm ekibin üzerinde olan bir sorumluluk olduğu için özellikle tüm ekibin sürece katılımını destekleyen bir metot olması dolayısıyla da gönülleri fetheder. Bu yüzden yazının devamında yönetim metodunun agile olduğunu düşünerek değerlendirme yapabilirsiniz.
Proje yönetimi bir ekip işi
Peki proje yönetimine ekibin katılımı nasıl olur? Brief ekipçe sorgulanır, doğru sorular sorulur; proje kanvası oluşturularak açık noktalar netleştirilir. Ve bunun sonunda işlerin ve olası zamanlamaların yer aldığı bir üretim planı oluşturulur. Proje sorgulanmadan, riskler ve limitler belirlenmeden bütçe ve üretim planı üzerinde el sıkışılması gerçekçi değildir. Projenin başında bu kısım için yeterli süre ayrılmadığında maalesef projenin sonunda kaliteden feragat edilmesine sebep olabileceği için proje sahiplerinin de bu kısımda ekibin bir parçası olarak aktif rol oynaması gereklidir.
Pek çok konuda geçerli olduğu gibi, “planı olmayan bir hedef, sadece bir dilekten ibarettir”. Maalesef çok sayıda şirket, yayında olan web sitelerine ait sorunları düzeltmek için sayısız yineleme yaparak uzun vadede daha fazla maliyet ve kaynak harcama riski taşıyor. Bu yinelemeler genellikle şirket içindeki çalışanların kişisel görüşlerine ya da yetersiz bir analize dayanarak yapılan varsayımlara bağlı olabiliyor. Daha da kötüsü, baştan düzgün planlanmamış bir web sitesini düzeltmek için içeride zaten sayısız kaynak harcanmışken, bir de üzerine bu “düzeltme” işleri için bir ajansla anlaşıp daha da fazla zaman ve para harcanıyor.
Aslında çözüm basit: Peter Drucker’ın da söylediği gibi, “Hiç yapılmaması gereken şeyleri daha verimli hale getirmeye çalışmaktan daha az üretken bir şey yoktur.” Bu nedenle her şeyden önce projenin amacını ve hedefini belirlemek; ardından doğru kaynakları ayırarak üretim planı yapmak ve gerekirse (amaç ve hedeflere uygunsa) her şeyi sil baştan yapmayı göze almak proje yönetiminde birinci kuraldır.
Zamanlamalara sadık kalmanın önemi
Projenin başında yaratılan üretim planı elbette değişebilir; çünkü süreç içerisinde kapsam değişebilir, yeni işler devreye alınabilir ya da bazı işler üretim planından çıkarılabilir. Zaten agile ile yönetilen projeler adındaki çevikliği projenin her aşamasında yansıtabilmelidir. Burada önemli olan zaman planının değişmemesi değil, gerçeği yansıtmaya devam etmesidir. Fakat, bu yine iki taraflı bir sorumluluk gerektirdiği için proje sahibinin, projenin bir sonraki aşamaya geçebilmesi için vermesi gereken geri bildirimleri zamanında iletmesi çok önemlidir.
Zaman planları her zaman şeffaf olmalıdır ve sadece projenin verimlilik düzeyi hakkında bilgi vermek için değil, aynı zamanda öngörülen sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını göstermek için de gerçeği yansıtmalıdır. Dolayısıyla, bir zaman planının, süreç içerisindeki tüm kilometre taşlarını olduğu gibi yansıtması ve başarı ya da başarısızlık hakkında fikir vermesi gereklidir.
Özetle; başarılı bir proje, süreci desteklemek için açıkça tanımlanmış bir proje planıyla başarılabilir. Bu planda proje sahibi ve üretim ekibi dahil tüm proje ekibinin payı olmalıdır.
