Tasarım toplantıları nasıl tasarlanmalı?

MailChimp: İşi olmayan giremez…

Kıdemli Ürün Tasarımcısı Holly Tiwari’den dinliyoruz:

MailChimp’teki toplantı odası, insanların vaktini en verimli şekilde değerlendirmek için sadece söz konusu projede paydaş veya bilgi sahibi olanlar için ayrılır.

En kısa zamanda ve mümkün olan en az insanla başlıyorum. Bir karar vermek için birden fazla kişiye ihtiyaç duyduğumda ise, fikir alışverişleri daha az sayıda kişiyle daha hızlı ilerlediği için, mühendisler, tasarımcılar ve destek ekibi gibi farklı tipte ekip üyeleriyle yapılan daha küçük “hazırlık” toplantıları ayarlıyorum.

Ardından, katılan herkes için bir özet niteliği taşıyan son bir toplantı daha yapıyor ve herkesin aynı sayfada olduğuna emin oluyorum. Ana hatları belirleyen derin tartışmalar zaten çözüldüğü için ekipçe bu şekilde çok daha hızlı hareket ediyoruz.

Tiwari, tasarım ekibinin içinde olsun olmasın, projede çalışan herkesten düzenli aralıklarla ilerleme raporları da talep ediyor. Bu, zamana mal olmadan açık bir iletişim kanalı oluşturmak için şahane bir yöntem.

Ancak bu raporlar neticesinde bile, geribildirim toplantıları sonlanmayan bir döngüye girmeye meyilli olduklarından, Tiwari başka bir geribildirim mekanizmasını devreye aldı: Yapışkan notlar.

Bir tasarımcı sunarken, diğerleri geribildirimleri yapışkan notlara yazar. Daha sonra odada dolaşır ve notları paylaşırız. Sunumu yapan kişi ise geribildirimlerin tamamını alır. Bu, katılımcıların tüm notlarını sözlü olarak aktarmalarına gerek kalmadan sağlam geribildirimlerde bulunmalarını sağlar.

PayPal: Hikayelerde düşünün

Tasarım Lideri Jai Dandekar’dan dinliyoruz:

PayPal’da toplantılarımız, hayal edebileceğiniz gibi, çok geniş bir konu yelpazesine yayılıyor, ancak müşteri konusu her birinde değişmeyen belki de tek şey. Tasarım incelemelerinden bilgi mimarisi toplantılarına ve yol haritası planlamasına kadar, bu toplantıların her biri nihayetinde müşteri için en iyisini yapmayı planlıyor. İyi bir kullanıcı deneyimi için savunuculuk yapmak tek başına bir tasarım sözleşmesi değildir. Çok çeşitli rollerden (örneğin Hukuk, Ops, Hesap Yönetimi, Mühendislik, Mimarlık, Ürün Yönetimi vb.) birçok insanın “Bu müşterilerimiz için iyi bir deneyim mi?” diye sorduklarını ve daha iyisi için çabaladıklarını gördüm.

Müşteriler, PayPal’ın tüm toplantılarının merkezindedir; bu nedenle, şirketin “keşif süreci” farklı ekiplerin oluşturduğu gruplar tarafından yönetiliyor.

“Bu çapraz işlevli lens, gerçek müşteri gereksinimlerini somut iş sonuçları sağlayacak şekilde çözmemizi sağlıyor. Toplantılarımın çoğu, organizasyonun dört bir yanından gelenlerle, test, inceleme, gözden geçirme ve tasarımları neticelendirme üzerine odaklanıyor”

PayPal’da toplantı planlamada en önemli faktörlerden biri, insanların geri bildirim sağlamak, soru sormak ve fikirlerini konuşmak için yeterli zamana sahip olup olmadıklarıdır.

İşi görmek yeterli değil; toplantının, gördüklerini işleme ve tepki gösterme sürelerini de içermesi gerekiyor. Aksi taktirde, toplantı aceleye gelir ve bittikten sonra ise bütün hedeflere ulaşılmadığı hissiyatı hakim olur.

Jai, toplantılarına rehberlik etmek için hikaye anlatımı yaklaşımını kullanıyor. Müşterinin anlatı ve gerçek dünyadaki durumlarını kullanarak, empatiyi teşvik etmek ve iş arkadaşının katılımını artırmak için kendini PayPal kullanıcılarının yerine koyarak düşünmeye çalışırlar .
Ayrıca konudan sapılan toplantılar için de öncü bir yaklaşım benimser.

“Asıl konudan sapma durumu, genellikle birileri tasarımı yanlış yorumladığında, başka bir şeyle ilişkilendirdiği bir şeyi gördüğünde ya da onlara sunulanın amacını anlamadıklarında oluşur. Toplantının seyri her bozulduğunda hemen müdahale etmiyorum, çünkü bu her zaman kötü bir şeye seyre sebep olmaz, aynı zamanda verimli ve anlamlı sonuçlara da yol açabilir.”

Twitter: Toplantıdan önce herkese bilgi verin

Kıdemli Ürün Tasarımcısı Lisa Ding’den dinliyoruz:

Bir toplantının uzunluğunu belirlemek şaşırtıcı derecede karmaşık bir hal alabilir.

Toplantıyı yönetenler için bir toplantının en az 30 dakika olması ve daha fazla çalışanı ve üst düzey tartışmaları içeren daha uzun toplantıların ise en fazla 1 saat ile sınırlandırılması gerektiği yaygın bir yanılgıdır.

Twitter gibi çalışan zamanının yoğun talep gördüğü şirketlerde, herkes için uygun olacak o bir saatlik zaman dilimini bulmak nadirdir. Öyleyse, işin püf noktası toplantı öncesi herkese olabildiğince detaylı bir brifing vermekte yatar.

Tasarımcılar, proje yöneticileri ve mühendisler, rolleri belirlendikten sonra bir projeye dahil olmak için davet edildiklerinde de olan şey aslında budur. Bu toplantı öncesi bilgilendirmeler, tüm paydaşların hem aynı odada hem de aynı sayfada olmalarını sağlar.

Eğer katılımcı projeyi yakından tanıyorsa, genellikle fazladan zaman ayırmam gerekmiyor. Twitter’da ürün yöneticileri ve mühendisler genellikle tasarım çıktılarına zaten aşinadırlar. Sadece bazı durumlarda projeye dahil olmayan tasarımcıları da bilgilendirmek için fazladan bir 10-15 dakika eklerim.

Airbnb: Her toplantıyı geri bildirimle sonlandırın

Tasarım Direktörü Adrian Cleave’den dinliyoruz:

Şirketler ve projeler boyut ve kapsamda büyüdükçe, toplantılar da giderek çok hücreli canavarlar haline gelir. Airbnb’nin Tasarım Direktörü Cleave, toplantıları takip etmek ve verimli kullanabilmek için dört farklı sınıflandırma sistemini kullanır:

• Alınması gereken bir karar
• Basamaklı bilgi
• Çalışma oturumu
• Kültürel toplantı

Cleave, sadece toplantıda bulunması elzem ve asgari sayıdaki kişiyi davet ederek toplantıları böylece çevik ve etkin tutabildiğini anlatıyor. Ayrıca her toplantıda tartışmanın konudan sapmaması için bir kolaylaştırıcının olması gerektiğini de savunur:

Konudan sapma eğilimi gösteren toplantılarda genellikle hedefler konusundaki uyumsuzluk veya sonsuz uzayda sürüklenen bir fikir dikkatimi çeker. Toplantı esnasında süreci yönetecek, deyim yerindeyse bir“kolaylaştırıcı” bulundurmak konuyu ilgili alanda tutmak, zamanın iyi yönetildiğinden emin olmak ve herkesin fikrini söyleyebilme şansına sahip olmak açılarında çok faydalı.

En iyi stratejinin bile iyileştirilmesi gerekebilir, bu nedenle Cleave katılımcıların oy verebilmesi için her toplantı sonunda beş dakika ayırır. En yüksek ve en düşük puanları veren katılımcılar, Cleave’ın planladığı sonraki toplantılar için geribildirim verir ve süreç bu şekilde mükemmele doğru ilerler.

Dropbox: Tasarımcı olmayanları davet et

Ürün Tasarım Müdürü Sheta Chatterjee’den dinliyoruz:

Toplantıların mümkün olduğunca kısa olmasını istiyoruz. Beş kişinin 30 dakikası, iki saatten fazla verimli çalışmadan daha iyidir.

Sheta, verimli toplantıların teşviki için toplantı uzunluğunu, toplantının amacına göre belirler.

Bilgilendirme toplantıları kısa ve tatlıdır; Ancak, karar alma toplantılarına tam bir saat verilir.

Dropbox, bir tasarımcının vizyonunun teknik olarak uygulanabilir olup olmadığını belirlemeye yardımcı olmak için diğer ekipleri de toplantılara davet eder.

Tasarım ekibinin dışında kalanları davet ettiğimizde, genellikle ilk önce sunduğumuz projeyi detaylı olarak gözden geçiririz. Temel problemlerden, bunların gerçekten birer problem olduğuna dair kanıtlardan ve bu projenin neden önemli olduğundan konuşuyoruz. Bu, odadaki herkesin bağlam açısından aynı sayfada olmasını sağlamamıza yardımcı olur.

Sheta konunun dağılmasını engellemek, Dropbox’a dair tüm fikirlerin duyulmasını sağlamak ve bir güven ortamı yaratmak için toplantıya bir tane de “kolaylaştırıcı” davet eder.

Bu kişi, herkesin fikrini söylemesini sağlamaktan ve toplantı gündemini sürdürmekten sorumludur. Bir şey yolunda gitmezse, kolaylaştırıcı bu konuyu egale etmek ve gündemi yeniden odaklamakla görevlidir.