Toplantı kültürü
Verimsiz toplantıları verimli toplantılar haline getirebilmek için, toplantı kültürünü anlamak ve analiz etmek gerek. Verimsiz bir toplantıyı verimli olandan ayıran parametreler neler, bunları belirlemeli ve incelemeli.
Parametreler
Amaç: Bu parametrelerin başında toplantının gerekliliği geliyor. Bir grup insanın ne amaçla toplanmak istediği. Toplantının ne amaçla planlandığı ve insanların davet edildiği, en başta toplantıya ihtiyaç olduğunu düşünen kişi tarafından belirlenmeli. Toplantıya ihtiyaç olduğunun farkına varan kişi, öncesinde kendisini sorgulamalı:
- Aklındaki soruların ve konuşulması gereken maddelerin çözüme ulaşabilmesi için fiziki bir toplantıya ihtiyaç var mı?
- Konuşması istenilen konular mı var, yoksa bilgilendirme mi yapılacak?
- Toplantı yapılmadan da bu konuların çözüme ulaşması düşünülebilir mi?
- Bilgilendirmeler bir mail ile yapılabilir mi?
Eğer bunlara verilen cevaplar “evet” ise toplantıya gerek olmayabilir.
Bu sürece farklı bir perspektiften bakıldığında toplantıların çoğu zaman kişisel istekler üzerinden planlandığını görmek mümkün. Sosyalleşme isteği, birilerine kendini kanıtlama isteği hatta ve hatta biraz işten uzaklaşma ve iş yapmama isteği. Sonuncusu dışındakiler biraz daha masum nedenler olsa da sonuca bakıldığında katılan insanlardan çalınan ve tamamen boşa geçirilmiş bir zamanın varlığını unutmamak gerekiyor.
Zaman:Bir diğer parametremiz ise zaman, toplantının ne kadar sürdüğü. Planlanan zaman aralığını aşıyor mu yoksa tam zamanında mı bitiyor?
Toplantının ayarlandığı zaman da verimliliği bir o kadar etkiliyor.
Öğlen yemeğinin hemen sonrasında yapılacak bir toplantının verimliliği ve sabah ilk olarak yapılacak bir toplantının verimliliği aynı olmayacaktır.
Yöntem:Herkesin aynı anda konuştuğu, insanların birbirlerinin sözlerini kestiği, kimsenin dinlemeye değil herkesin konuşmaya geldiği toplantıları bilirsiniz. Her ne kadar bu sorunun kişilerin toplantı kültürü yoksunluğundan kaynaklı olduğu düşünülse de en kaotik toplantıyı bile doğru metodoloji ile verimli hale getirmek mümkün. Doğru metodu seçebilmek için tüm parametrelerin göz önünde bulundurulması ve bu parametrelere uygun bir moderasyon yöntemi seçmek gerekli.
Katılımcıların toplantıya ilgi duymalarını sağlamak, verimli bir toplantı yapmanın püf noktalarından biri. Bunu toplantıya katılan kişilere vereceğiniz görevlerle sağlamak mümkün.
Gereğinden hızlı ilerleyen toplantılarda toplantıyı bir süreliğine durdurmak ve katılımcıların aynı noktada olduğundan emin olmak dikkat toplayabilmek için güzel bir yöntem olacaktır.
Katılımcılar:Ayarlanan toplantıya herkes katılmak istiyor olabilir ama burada göz önünde bulundurulması gereken kriterler olmalı. Amaç kısmında bahsettiğimiz gibi toplantının amacı ve katılımcıların bu toplantılara katılma amacı iyi incelenmeli.
Kişi kendine şu soruları sormalı:
- Bu toplantıda kimler bulunmalı?
- Toplantıya bu kişilerin katılması işleri ne kadar aksatacak?
- Toplantı çıktılarını okuyan birisi toplantıda olanları anlayabilecek mi?
Eğer bunlara verilen cevaplar “evet” ise bu kişinin bu toplantıya katılmasına gerek olmayabilir.
Neler yapmalı?
Toplantı ayarlama süreci için bir karar ağacı şeması oluşturulmalı. Benim sürekli olarak kullandığım şema şu şekilde. Sizler de kendi iç dinamiklerinize göre bir şema oluşturmalısınız.
- Yapılacaklar listesi kullanın. Bu yapılacaklar listesi içerisinde aynı karar ağacında olduğu gibi bazı maddeler olmalı. Bunlar, toplantı çağrısı yapmadan önce kişiye düşünmesi, hazırlanması ve alternatif yollarla sorunları çözebilmesi için zaman ayırmasını teşvik etmek amacıyla olmalıdır.
- Tekrar konuşulması istenen konular için toplantının sonuna zaman ayırın.
- Toplantıda bir fikir köşesi olmalı. Toplantı konularından bağımsız ya da ilgili yeni fikirler oraya not alınmalı. Önceden belirlenen başlıklardan uzaklaşılmayı önleyecektir.
- Toplantıyı bir kişinin ele geçirmesine izin vermeyin. Eğer öyle birisi varsa ona görev vererek meşgul tutun.
- Toplantıyı daha interaktif yapmaya özen gösterin. Bunu yaparken toplantı gündeminden uzaklaşılmasına izin vermeyin. Gündem dışı olanları fikir köşesine yazarak sonraya bırakabilirsiniz.
- Katılımcıların hepsini mümkün olduğunca dahil olmaları için teşvik edin.
Her yöntem her toplantıda işlemeyebilir. Toplantıdan sonra geri bildirim alın. Hangi yöntemler sizin dinamiklerinize uygun karar verin. Olmuyorsa değiştirin! Değişiklik yapmaktan korkmayın. Er ya da geç verimli bir toplantı yapayı başaracaksınız.
Hamdican GÜLGEN
Öğrenme Tasarımcısı @Eğitmen Panda
