Evde çalışarak geçen 2 hafta SHERPA’ya ve SHERPA Blog’a neler öğretti?

SHERPA, butik bir tasarım stüdyosu ve büyük kapasiteli şirketlere göre küçük bir çalışma ekibine sahip. Bu da, uzaktan çalışmada takımın hızlıca ve kolayca organize olabilmesi için önemli bir detay. 

Deneme gününün öncesinde, teknik konular öncelikli olmak üzere evden çalışma sırasında yaşanabilecek olası tehditleri ve genel olarak almamız gereken önlemleri konuştuk. Verimli çalışabilmemiz için en önemli etken, internet bağlantı hızlarımız olacaktı. Üstelik virüs salgını nedeniyle müşterilerimiz ile yüz yüze yapacağımız tüm toplantıları iptal etmeye ve tüm toplantılarımızı video görüşmeler ile yapmaya karar vermiştik. Evden çalıştığımız ilk güne başlarken yaptığımız ilk şey, herkesin evdeki internet hızı ve bağlantı kalitesi konusunda bilgi vermesi oldu. Böylece, herhangi bir teknik aksaklıkla karşılaşmamak için, evde internet bağlantı hızı yeterli olmayan takım üyeleri için çalışanlarına ek bir internet destek paketi imkanı sunulacaktı.

Fakat bilmediğimiz, henüz net olmayan çokça şey vardı: Süreç nasıl geçecek, ne kadar süre boyunca bu şekilde devam edeceğiz, ne gibi sıkıntılar yaşayacağız? Bu gibi soruların cevaplarını ancak süreci deneyimleyerek öğrenebilecektik. 

İlk günden başlayarak, bütün takım üyelerinin karşılaştıkları problemleri ve bu problemlere nasıl çözümler bulduğunu belgelemeye başladık ve her gün bu belgeyi geliştirdik. Belgeyi incelediğimizde, herkesin yaşadığı ortak problemlere farklı çözümler geliştirdiğini ve karşılaşılan problemlerin 6 ana başlık altında toplandığını görüyoruz: 

• Çalışma ortamı
• Zaman yönetimi 
• Motivasyon
• Odak yönetimi
• Verimlilik
• İletişim

Normal bir zamanda sabah kalkıp işe gitme ritüeli ile başlayan günümüz, evden çalışma düzeninde nasıl bir form aldı?

Problemlerden ilki, çalışma alanı ile yaşam alanının birbirine yakın olmasından kaynaklanan odaklanma ve motivasyon sorunları. Normal bir günde sabah kalkma eyleminin arkasında yatan temel motivasyon, evden çıkmak ve işe gitmek olur. Giyeceğimiz kıyafetlerimizi seçmek ve giymek, ayna karşısında belki belli bir süre geçirip kendimize çeki düzen vermek, varsa ofise götüreceğimiz bilgisayarımızı, defterimizi, yiyeceklerimizi çantamıza koymak ve evden çıkmadan önce giyeceğimiz ayakkabıyı seçmek gibi rutinlerimiz var. Buna ek olarak, normal zamanlarda mesai sona erdiğinde eve dönmek için de zaman harcıyorduk. Şimdi ise böyle bir “hazırlanma süreci” ya da “eve dönüş süreci” yok. Yoksa bu, bize kalan fazladan zaman mı demek?

Bu ilk başta kulağa olumlu bir şey gibi gelse de bu süreyi nasıl kullanacağını bilememek, ne hissettirdiğini anlayamamak ya da çalışma düzenine nasıl bir etki ettiğini fark edememek gibi olumsuz sonuçlar da doğurabilir. 

Bakalım, takım arkadaşlarımız bu durum ile ilgili nasıl sorunlar yaşamış ve ne gibi çözümler bulmuşlar:

Gülüm Baran, UX Researcher

Selman Yücetürk, UX Producer

Ofis zamanı içinde öğle yemeği günlük yaşantımızın önemli bir rutini. Her iş günü 1 saat 15 dakika süren en geniş zamanlı molamız. Öğle yemeğinden döndükten sonra günün geri kalanı için yeniden motivasyon ve konsantrasyon toplayabiliyoruz. 

Peki, bu molayı evden çalıştığımızda verebiliyor muyuz? Yemeği nerede yiyoruz? Bu molayı nasıl yönetiyoruz? 

Selen Şentürk, Studio Manager

Öğle tatillerinde evde olunduğu  için”yapacak bir şey yok bari çalışayım” algısının bir süre sonra demotive edici oluyor. İlk gün sonrasında öğle tatillerinde terasta yemeğimi yemek, kitap okumak, pilates yapmak gibi aksiyonlarla bir rutin oluşturmaya çalıştım. Bu sayede öğle tatilinin gelişi de benim için daha çekici bir hal aldı, aynı zamanda normalde ofisteyken”evde olsaydım şunları yapardım.” dediğim şeyleri tek tek uygulamaya aldığım fırsatı kendime yaratmış oldum.

Şüheyda Oğan, UX Researcher

Öğle arasında araya çıkmak ve sohbet etmek çok kıymetli. Fakat, şu an bunu yapamadığımızdan işe ara verdiğimi hissedemiyorum. Bireysel aktiviteler dışında yine rutinimin daha az etkilenmesi için yakınlarımı (sesli ya da görüntülü) arıyorum öğle aralarında. Muhabbetimizi korona dışında tutmaya çalışarak biraz gündem dışı sohbet ediyoruz.

Selman Yücetürk, UX Producer

Yaşam alanı ve çalışma alanın yakınlığı hem avantaj hem de dezavantaj olabiliyor. Ayrıştırmanın iyi bir odak sağlamaya katkısını hissettim. Öğlen arasında çalıştığım yerden farklı bir yerde zaman geçirmek, yemek yemek, hem çalışma alanı ve yaşam alanı ayrışma durumuna hem de çalışma masası odağına katkısı oluyor.

Ofisteyken tüm günümüz aynı mekan içinde, aynı sandalyede oturarak geçmiyor. Toplantılar genelde bir kat yukarıda olur ve merdivenleri kullanırız, sigara içen arkadaşlarımız aşağıda ve yukarıda olmak üzere iki ayrı sigara içme alanını kullanırlar, içecek veya yiyecek almak /hazırlamak  için mutfağa gideriz ve tuvalet ihtiyacı için yine iki ayrı katı kullanabiliriz. Bunun dışında bazı toplantılar için ise ofisten çıkarız. Evden çalışma sistemi ile şu an için böyle hareketli bir döngü içinde kalmamız mümkün değil. Hareket alanımız kısıtlı ve daha az hareket ediyoruz. Bizim için bu durum gözlemlenen sorunlardan bir diğeri oldu. 

Onurcan Eki, UX Intelligence Engineer

Masa başında, hiç kalkmadan daimi olarak sandalyede oturuyorum. Her 1 saatte 10 dakika mola vermeyi kendime alışkanlık haline getirmeye çalışıyorum. Henüz %100 sektirmeden yaptığım söylenemez. Ama bu 10 dakikalık molalarda başka şeylerle ilgilenmemin, yeniden bilgisayarın başına geçtiğimde daha iyi odaklanmama katkı sağladığını söyleyebilirim. 

Gülüm Baran, UX Researcher

30 m2 alanda bir kedi ile tüm günü aynı yerde geçirmek odaklanamama ve motivasyon sağlayamama sorunlarını doğuruyordu. Belirli aralıklarla masanın başından kalkıp 10 dakika kadar çekmece veya buzdolabı düzenlemesi, kedim Miu ile oynamak gibi farklı alanlarda hareket ederek masaya döndüğümde, motive olmuş şekilde, belli bir süre odağımı sürdürmeyi sağlayarak çalışabildim.  

Çalışma ortamından duyulan memnuniyet ile verimlilik,  motivasyon ve konsantrasyon gibi konular da paralel ilerliyor. Evden çalışmak, her ne kadar ofisten çalışmaya göre rahat veya konforlu görünse de, evde kendinize ait bir çalışma düzeni oluşturmadığınız sürece çalışmanızdan tam verim alamayabilirsiniz. Ofisteki masa düzeninizi düşünün; kupanız, bilgisayarınız, not defteriniz, kaleminiz ve daha birçok nesnenin masanızda nasıl, nerede durduğuna bağlı olarak bir düzen oluşturuyorsunuz. Masa düzeniniz tüm gün sizin çalışma düzeninize de yansıyor. Hatta, masa düzenimizin kişiliğimiz hakkında pek çok şey söylediğine dair araştırmalar var. Evden çalışmaya geçtiğimizde, ofisteki gibi bir çalışma ortamı ve düzeni yaratma ihtiyacı hissettiklerini söyleyen arkadaşlarımız oldu.

Şüheyda Oğan, UX Researcher

“Evdeyim zaten. İster koltuğa uzanır, ayaklarımı havaya dikerim; istersem de yatağa uzanır arada çalışırken kestiririm.” rehavetine kapılma sorunsalı. Buna bağlı da zamanı etkili kullanamama ve dikkatin oldukça fazla dağılması bir sorun. İlk gün salondaki yemek masasında çalışayım dedim. Fakat, ofiste kurulu düzenimi baya aradığımı fark ettim. Dikkatim çokça dağıldı. İkinci gün çalışma masasına geçtim ve ofisteki düzenime benzer bir düzen kurarak güne başladım. Çalışma şekli ve kişilik özellikleri ile çok bağlantılı olması ile birlikte evde sabit bir düzenin kurulmasının faydalı olduğunu düşünüyorum. 

Orkun Duyar, UX Designer

Sanırım evi küçük olanlarda bu sorun daha fazla olabilir, uyanır uyanmaz işe gidiyormuş hissi oluşmaya başladı. “Biraz da şurada çalışayım”ları ortadan kaldırıp, çalışma için spesifik bir yer belirlemek ve çalışma öğelerini de düzenli olarak orada tutmak faydalı oldu.

Tolga Şahin, Product Designer, SHERPA Blog

Evde çalışırken, bölünmeyi engelleyecek etmenler daha az gibi gözükse de, çalıştığım alanda rahat ve cezbedici alanlar olması odağımı dağıtabiliyor. Ev içerisinde çalıştığımızda uyku alanından farklı bir odada olmak, çalışma masasını başka bir odaya taşımak, bir yemek masası gibi alanda çalışmak biraz daha dikkati artırabilir.

Evde çalışma düzenini oluşturmanın yanı sıra evin kendi düzenini sağlayabilmek de oldukça önemli. Ofisten çalışılan günlerde evin dağılma potansiyeli, evden çalışılan günlere göre çok daha az olduğundan şu günlerde bu konu da evden çalışma sorunları listesine eklenmiş durumda. 

Burcu Gün, Head of Services & Delivery

Evde hafta içi mutfağın düzenine pek dikkat etmeyip hafta sonu genel bir toparlama yapıyorduk; zaten gündüz ofiste olup akşam da genelde dışarıda olduğumuz için mutfak pek dağılmıyordu da. Bu yüzden ilk günlerde mutfağın bu kadar hızlı dağılması moral bozdu. Dağılmanın en temel problemi bulaşık makinesi. Bulaşık makinesini daha önce tek seferde boşaltıyorduk çünkü zaten akşamları çalışıyordu. Fakat şimdi gündüz de çalıştırıyoruz ve boşaltılmazsa yeni bulaşıklar dışarıda birikiyor. O yüzden makineyi tek seferde olmasa da mutfağa her gidip gelişte bir iki tane şeyi yerleştirerek boşaltıyoruz. Hem çok vakit alıyor gibi hissettirmiyor hem de mutfak düzenli kalıyor.

Ofiste, belli bir disiplin içinde kurduğumuz çalışma düzeni birdenbire değişti ve alışkanlıklarımızın dışına çıkmak zorunda kaldığımız bir sistem kurgulamamız gerekti. Bu sistem içinde mola vermek ve molayı kaliteli kullanmak kurgusu da oldukça önemli çünkü molalar, genel olarak çalışma düzeni içinde verimi artıran en etkili unsurlardan biri. Evde çalışırken, hem mola vermeyi unutmak hem de molanın nasıl değerlendirildiği farklı farklı sorunlar olabilir. 

Konu ile ilgili nasıl sorunlarla karşılaşılmış, bakalım.  

Selen Şentürk, Studio Manager

Evden ofise, ofisten eve gidilen bir sistem ortadan kalktığı ve hep evde olunduğu için mesai bitiş zamanı, öğle tatili vs. birbirine girmiş durumdaydı ilk günlerde. Alarm kurarak ilerlemek bu duruma çözüm olabiliyor. Öğle tatilinin geldiğini ve mesainin bittiğini harika alarm sesiyle anlayabiliyorum ve bu sayede masadan kalkabiliyorum.

Tuğba Erdem, UX Strategist

Ara verdiğimde Teamwork ya da Slack’teki yorumlara dalıp, verdiğim molada kafamı boşaltmadan verimsiz geçirilen bir zaman sonunda işimin başına döndüğümü fark ettim. Mola verdiğim an Slack’i “set to away”e alıp takım arkadaşlarımı bilgilendirmek amacıyla status’e kahve vb. emoji bırakıp, bilgisayarın kapağını kapatıyorum. Böylece hem kahve almaya gitmek için de olsa hareket etmeye hem de kafamı boşaltmaya fırsatım oluyor. Bilgisayar başına döndüğümde status’ü temizlemek ve aktif olmak önemli! Unutmamaya çalışıyorum.

Yakup Bayrak, Founder

Masa başında sigara içme çok kolay düşülebilecek bir tuzak. Ben de 2 gün boyunca bu tuzağa düştüm. Sigara tüketimi 1,5 katına çıktı. Tüm salon leş gibi koktu. Artık salonda sigara içmiyorum. Sigara molası verebilmeyi kendime tanıdığım bir teneffüs gibi düşünmeye başladım.

COVID-19 salgını ile ilgili haberler bir süre daha evde kalmamız gerektiğini açıkça belli ediyor. Aynı evi paylaşan, evde hayvanları olan ve evden çalışan kişiler, yalnız yaşayan kişilere göre bu süreci daha sistemli yönetmek isteyebilirler. Evde kalan herkes günlük işleri ile ilgili birbirini bilgilendirir, günlük akışlarını paylaşırsa evi ve çalışma alanlarını nasıl kullanacaklarını da belirleyebilirler. Böylece odaklanma sorunu da bir nebze aza indirgenmiş olabilir. 

Tuba Çakır, UX Writer

Her sabah, günün toplantı saatleriyle ilgili evi paylaştığım insanı bilgilendiriyorum. O da gün içindeki rutinini (herhangi bir sesli cihazın çalıştırılması vb.) bu saatlere uyduruyor. Böylece temelde iletişime biraz daha özen göstererek kendi gündemimizin karşımızdaki kişinin gündemini baltalamasına izin vermiyoruz. Ben bir toplantıdayken o bornozuyla kameranın önünden geçmiyor mesela ya da 2 hayvanlı bir evde sıkça çalışan elektrikli süpürgeyi kafasına göre çalıştırmıyor 🙂 – İstenmeyen görüntü verme problemini çalışma alanımın arka planına kitaplık alarak çözmüştük zaten en baştan.

Evi paylaştığım insan, 1 yılı aşkın süredir freelance çalışan biri. Dolayısıyla çalışma odası ona tahsis edilmiş gibi uzun süredir. Evde çalışırken onun da düzenini bozmadan özel bir alan yaratmam gerektiği için salonda bana özel bir çalışma alanı oluşturduk. Bal ve Miço’nun çevremde olmasının sorun yaratabileceğini düşünüyordum; aksine, — sabah güne başlama delirmelerini saymazsak — gündemden uzaklaşıp kafamı boşaltarak daha odaklı çalışmama epey katkısı oluyor bu patili varlıkların. Yani çoğunlukla 🙂

Evden çalışma kararı aldığımızda bizi etkileyecek maddelerin en başında; müşteriler ile yapacağımız video görüşmeler ve internet hızı geliyordu. Bu iki maddenin %100 çalışıyor olması işlerin yürümesi adına bizim tarafımızda oldukça önemli. 

Evden çalışma süreci içinde ilk 2 haftada müşteriler ile yapılan video call toplantılarında ve internet hızında gözlemlediğimiz mevcut ve olası sorunlar için arkadaşlarımız neler söylemişler?

Yakup Bayrak, Founder

Toplantılarda yüz ifadeleri ve vücudun verdiği sinyalleri değerlendirerek hikaye anlatımına ayar verebilmek mümkün, ancak video konferanslar buna izin vermiyor. Tüm katılımcıların verdiği sinyalleri aynı anda toplayıp, işleme alıp, hikaye anlatımını güncellemek neredeyse imkansız. Tüm katılımcıların verdiği sinyalleri toplayarak ilerleyemiyorsam, o zaman daha fazla doğrulama veya yorum alma amaçlı soru yöneltir, geri bildirim vermeyi zorunlu hale getiririm. Bu yöntem hem katılımcıların odaklarını sürekli konuşmacıda tutmalarını mümkün kılıyor hem de monologdan kaçışa imkan veriyor.

Video konferansta internet kalitesi ne kadar yüksek olsun, senkron ancak diğer katılımcıların internet bağlantısı kadar iyi olabiliyor. Bu durum da bir konuşmacının sözünü kesebilmeyi çok kolaylaştırıyor. Bunun için de mutlaka boşluklar vererek konuşmam gerektiğini öğrendim.

Tuğba Erdem, UX Strategist

“Malum ev hali kamerayı kapatayım, arkadan da ses gelmesin, mikrofonumu da konuşursam açarım” rahatlığı, toplantılarda odaklanmayı zorlaştırıyor. Bir toplantıya bir aksilik ya da aksi yönde talep olmadıkça (bazen internet hızı gibi sebeplerle kameraları kapatalım denebiliyor), mutlaka kamera ve mikrofonum açık katılmaya çalışıyorum. Hem takım ya da PO (proje sahibi) toplantısı varsa, güne başlarken görünüşüme dikkat ederek başlamış oluyorum ve motive oluyorum hem de toplantı sırasında odağımı ve ilgimi kaybetmemiş oluyorum.

Tuba Çakır, UX Writer

İnternet bağlantısı problemleri önemli. Evde normal koşullarda internete bağlı çalışan 7 cihaz var. Daha hızlı internet bağlantısı için SHERPA desteğiyle paket değişikliği önleminin yanında, mesai saatleri içinde internete bağlı cihaz sayısını zorunlu minimuma çekerek aklımızı yememeye özen gösteriyoruz.

Ofiste iken kısa bilgi alışverişleri veya soru-cevap akışı kolay ve hızlı sağlanır. Evden çalışma sistemine geçtiğimizde bu kısa, ayaküstü iletişimlerin ofisteki kadar kolay olmadığını gözlemledik. Kendi içimizde planlanmış toplantılar dışında anlık toplantıların çıkması ve  kullandığımız toollar üzerinden gerçekleştirdiğimiz iletişimler, gün içinde konsantrasyonu da oldukça dağıtabiliyor. 

Ata Ülgenbay Kayacan, UX Intelligence Engineer

Remote çalışma ile birlikte Slack mesajları, Teamwork yorumları, emailler gibi birçok bilgi paylaşımı kanalında paylaşma frekansı arttı. Bir yandan bildirimlere bakayım, diğerinden Slack’ta mention edilmediğim ama bilmem gereken bir şey var mı,  emaillerde müşteri bir şey yazdı mı, takım arkadaşlarımdan toplantı davetiyesi geldi mi gibi sorular arasında kafalar karışabiliyor. Slack ve Teamwork gibi kanallarda ne olursa olsun mention etmeyi unutmamak, toplantı davetiyesi attıysan ilgili kişileri kanaldan da bilgilendirmek, bir başkasından önemli bir çıktı bekliyorsan, ayrıca bireysel Slack kanalında hatırlatma yapmak.

Onurcan Eki, UX Intelligence Engineer

Yoğunlukla Teamwork ve Slack kanalından iletişim halinde olduğumuz için, bildirimleri gözden kaçırmamak amacıyla bu kanalların sürekli açık olduğu daimi bir alana ihtiyacım var. Kesinlikle ikinci monitör bu alanda problemimi giderdi. Bu sayede hem ana monitörde üretimlerimi yapıp hem de bildirimlere hızlıca reaksiyon vererek aksiyon alabiliyorum.

Ata Ülgenbay Kayacan, UX Intelligence Engineer

Remote çalışınca ister istemez pop-up toplantıların frekansı artıyor ve üretimi zorlaştırıyor. Sprint planlamasında pop-up toplantıların da olacağını düşünerek buffer vermek.

Selen Şentürk, Studio Manager

Her toplantı video call ile yürüdüğü için takvimden durmadan video call linklerine bakmak zaman kaybı ve yer yer karışıklığa neden oluyor. Slack ile Google Calendar entegrasyonunu yaptığınızda, takviminizde olan her toplantı, toplantı zamanından 10 dakika önce Slack’ten video görüşme linkiyle birlikte bildirim olarak geliyor. Karışıklık, ve zaman kaybı olmuyor.

Ofiste çalışırken kimin toplantıda, kimin yerinde, kimin yoğun, kimin daha uygun olduğunu anlamak zor olmaz. Buna ek olarak birkaç ay önce, yeni bir toplantı modelini uygulamaya başladık. Bu modelde, aynı projede yer alan takım üyeleri haftada iki kez, 15 dakikalığına bir araya gelerek “Ne yaptım? Ne yapıyorum? Ne yapacağım?” sorularına karşılık gelecek şekilde, projedeki görevlerini anlatabiliyor ve herkesin birbirinden haberdar olmasını sağlıyordu. Bu toplantılar sayesinde kimler hangi projede nasıl ilerliyor, aynı projede olanların birbirleri ile olan iletişim sıklığı gibi bilgilerin takibi de kolay oluyordu. 

Evden çalışma sisteminde ise birbirimizi takip etmekte zorlandığımız zamanlar oluyor. 

Ersin Çelik, UX Designer

Gün içerisinde sık sık konuşuyor, görüşüyor olmamıza rağmen kimin ne yaptığını sürekli olarak Stand-up’larla çözmeye başladık. Bir Slack kanalı veya bir araç vasıtası ile herkes gün sonunda bugün ne yaptım, yarın ne yapacağım ve bunları yaparken kimlerden hangi bilgilere ihtiyacım var gibi bir gün sonu raporu iletirse süreç takibi kolaylaşır.

Bora Kılıç, UX Producer

Yazılı iletişimde yanlış anlaşılma ihtimali daha yüksek ve yazılı iletişimin ağırlığı artmak durumunda. Özellikle Slack yazışmalarında, iletiyi göndermeden önce son bir kez okuyup”acaba karşı taraf kendimi bu şekilde ifade ettiğimde tam olarak ne demek istediğimi anlar mı” diye düşünmek.

Ofisten ayrıldığımız 13 Mart Cuma günü sonrası bu kadar uzun süre ofise dönemeceyeğimizi bilmiyorduk. Bu nedenle evden çalışma düzenine de çok hazırlıklı başladığımız söylenemez. 

Berk Bayri, Editor-in-Chief, SHERPA Blog

Uzaktan çalışma sürecimiz önceden planlanmış bir süreç olmadığı için, evdeki çalışma ortamı konusunda hazırlıksız yakalanmak mümkün. Basit bir çalışma koltuğunun eksikliği bile, ergonomi açısından büyük sorunlar yaratabiliyor. Ergonomik bir çalışma ortamı için tek çözüm, geçici ya da ödünç olsa bile bir çalışma koltuğu edinmek ve belirli aralıklarla kalkıp, evin içinde yürümek. 

Yakup Bayrak, Founder

Boyun fıtığım, evde bilgisayar başındayken oturduğum koltuğun bu iş için yapılmamış olması sebebiyle çılgınca azdı. Ofisteki koltuğu eve getireceğim!

COVID-19 salgınının dünyayı ve Türkiye’yi nasıl ve ne kadar süre boyunca etkisi altına alacağını henüz bilmiyoruz. Ancak inandığımız bir şey var. Bu süreci iyileştirmenin ve olası problemleri çözmenin yolu yine tasarımdan ve bilgiyi paylaşmaktan geçiyor. Bu nedenle deneyimlerimizi sizinle paylaşmak istedik.

Eğer siz de benzer deneyimler yaşadıysanız ya da söz ettiğimiz problemlere farklı çözümler bulduysanız, yorumlarınızla katkıda bulunmaktan çekinmeyin.

Evde kalın. Güvende kalın.