E-posta ile proje yönetmenin ne kadar zor ve hataya açık bir süreç olduğunu bilen bilir. Fakat ne yazık ki en yaygını da bu süreçlerin e-posta ile yönetilmesidir (ya da yönetilememesi).
Proje yönetimi dendiğinde, bunun sadece proje yöneticilerinin işi olduğunu düşünenler olabilir fakat bir projenin yönetimi, o projenin tüm ekibine ait bir sorumluluktur. Bu yaklaşım, hem ekibin bütün olarak hareket edebilmesini hem de her bir ekip üyesinin kendi planlamasını doğru şekilde yapabilmesini mümkün kılar.
Proje yönetim araçlarının temel faydası
Bu içerik ücretsiz!
Okumaya devam etmek ve SHERPA Blog okuru olmak için aşağıdakilerden birini seç. Her hafta yenileri eklenen yüzlerce içeriğe ücretsiz ve sınırsız eriş.
Proje sahibine, proje başlangıcında verilen vaatleri yerine getirebilmek ve her bir işin teslim zamanı yaklaştığında mesai çılgınlığına kapılmamak için doğru ve detaylı bir planlamayla ilerlemek şart.
Çoğu zaman, proje yöneticisi rolündeki kişinin bu planlamayı yapacak kişi olarak düşünüldüğünü girişte belirtmiştim. Eğer sadece proje yöneticisinin planladığı bir süreçle ilerleniyorsa; başka bir deyişle, proje ekibinin de sürece dahil olduğu, ekip üyelerinin efor öngörüsü (estimation) verdiği, riskleri hesapladığı ve sürecin tüm detaylarına hakim olduğu bir kurgu yoksa; ister e-posta ile süreç yönetimi yapın, ister Trello ya da başka herhangi bir proje yönetim aracı (project management tool) kullanın, bu noktada doğru planlanma kurgusunun içselleştirelemeyeceği çok açık.
Nasıl karar vermeli?
Benim tavsiyem, önce projelerin işleyişine dair akışları çıkartmanız yönünde. Örneğin SHERPA‘da biz, kullandığımız proje yönetim aracını değiştirmeye karar vermemizi sağlayan nedenleri listeliyoruz. Bu nedenleri listelemek ise işin sıfır noktasında iç süreçlerin nasıl işlediğinin tespiti ve bu tespite göre bir akışa oturtulması ile mümkün.
Mesela, aşağıdaki görsel bizim Trello’daki bir board’umuzun akışını gösteriyor.
Trello’dan önce Teamwork kullanıyorduk fakat süreçlerimizin Kanban‘a çok yakın olduğunu tespit ettikten sonra, Teamwork’teki task sisteminin bize uygun olmadığını gördük. Önce ihtiyaçlarımızı listeledik, bu ihtiyaçları karşılayabilecek proje yönetim araçlarını sıraladık. Ardından tüm gün süren bir workshop yaptık ve Trello benzeri bir proje yönetim aracı kullandığımızda, her bir board‘da nasıl bir akış yürütmemiz gerektiğini planladık.
Yaklaşık iki senedir de Trello kullanıyoruz fakat her geçen gün ihtiyaçlar değiştiği için Trello’nun da artık bize yetmediğini fark ettik. Tam da bunun üzerine, Teamwork’e board görünümü (board view) özelliğinin geldiğini gördük ki bunu halaylar eşliğinde kutladık 🙂
1 kişinin farklı rol tanımları ile farklı takımlarda yer alabilmesi,
Hem tekil projeleri hem de tüm projeleri gantt çizelgesinde (gantt chart) görebilme,
Harcanan süre takibi (time tracking) özelliğinin olması,
Efor öngörüsü (estimation) girebilme (Trello’da bunu ve time tracking‘i Trello Plus eklentisi kullanarak sağlıyorduk fakat raporlama sistemi birçok manuel iş yapmamıza neden oluyordu),
Ekip bazlı ve proje bazlı zaman çizelgelerinin (team timeline & project timeline) olması,
Projelere ait bütçeleri ve A/S’i girebilme,
Tüm projelere harcanmış ve harcanacak zamanı görebilme,
1 kişinin belli bir tarih aralığı için toplam efor öngörüsünü proje ve iş kırılımları ile görebilme,
Bir board‘daki görev (task) ve yorumları (comment) gizleyebilme.
Sağlıklı bir geçiş süreci için öneriler
Teamwork’e geçmeye karar verdikten sonra, tüm ekibin aynı bilgi seviyesinde olabilmesi için bir eğitim kiti hazırladık. Bu sayede, halihazırda Trello’da manuel olarak yaptığımız işlerin Teamwork’teki karşılıklarının neler olacağını tanımlamış olduk.
Temmuz itibarıyla tamamen Teamwork’e geçmiş olmayı planlıyoruz. Fakat hemen öncesinde, yine tüm gün süren bir iç workshop kurguladık. Bu workshop‘ta da mevcut durumu, problemi, ihtiyacı, ihtiyaca ait çözümü tanımladığımız ve açıkta kalan noktaları ekip olarak belirlediğimiz bir kurgu izledik.
Sonuç olarak şu gerçeğin farkında olmakta fayda var: Hiçbir araç yapılan işi bir sisteme oturtmaz. İş yapış şeklinize uygun sistemi bizzat siz belirlemeli, sonrasında ise bu sisteme en iyi cevap veren aracı aramaya koyulmalısınız. Böyle ilerlemediğiniz sürece, hiçbir araçtan verim alamama olasılığınız da artacaktır.
