Son yıllarda küçük büyük hemen hemen her şirket zamanı daha verimli kullanmak adına proje tabanlı yönetime geçiş yapmaya başladı. Geleneksel yöntemler yerine, gittikçe daha fazla işletme, bireysel projeler altında farklı kaynakları bir araya getirerek işleri yürütür hale geldi diyebiliriz. Aslında amaç, yürütülen bu işlerin daha düzenli bir şekilde ilerlemesini sağlamak. Peki bunu sağlamak nasıl mümkün olur? Tabii ki proje yönetimi ile.
Projede “baskı” neden oluşur?
Proje yönetimi, işletmelerin kaynaklarını yönetmesine, maliyetleri tahmin edip denetim altında tutmasına, birçok ekip üyesiyle etkili bir biçimde iletişim kurmasına ve tüm projelerin ilerleme durumunu izlemesine yardımcı olacak bir yöntem. Bireysel yürütülen işlerden proje tabanlı yönetime geçiş, proje ekiplerinin yanı sıra paydaşların maliyetlerini düşürme ve sonuçları iyileştirme potansiyeline sahiptir. Proje tabanlı bir yaklaşımla başarı, elbette etkin proje yönetimi gerektirir. Bu hayati beceri, projeleri organize bir şekilde nasıl planlayacağımızı, yöneteceğimizi ve sunacağımızı tanımlar. Bundan dolayıdır ki proje planlama önemlidir ve sürecin ayrılmaz bir parçasıdır. Proje planı olmadan proje çalıştırılamaz. Proje için yapılan planlamada, proje ekibi, envanter veya sermaye, proje kaynaklarının zaman planları, teslimat ve kullanılabilirlik belirlenir. Bu nedenle, planı ve programı olmayan herhangi bir proje, yoldan çıkmaya mahkum olan bir projedir.
Proje yönetimi alanında en çok karşılaşılan baskı türleri
Peki proje yönetimiyle her şey planlı programlı ilerlerken proje içerisindeki baskılar nasıl ortaya çıkıyor? Proje içindeki baskı genellikle iki şekilde ortaya çıkar:
- Finansal kısıtlamalar.
- Zaman kısıtlamaları.
Bu baskı kaynakları en çok dışarıdan ve kontrolünüzün ötesinde, yani iş vereniniz veya müşteriniz tarafından uygulanır, ancak bazen kendiliğinden de oluşabilir. Bu iki tip baskı genellikle ayrılmaz bir şekilde bağlantılıdır. Finansal baskı, A yerine B maliyetine göre tasarlamanız gerektiği anlamına gelse de, bu aynı zamanda tüm proje bütçenizin sınırlı olduğu anlamına da gelebilir. Dolaylı olarak zaman kısıtlamasına da yol açabilecek bir baskı tipidir.
Bir diğer dikkat edilmesi gereken önemli baskı ise zaman ve buna ortam sağlayan gerçekçi olmayan proje zaman planlarıdır. Gerçekçi ve uygulanabilir bir zaman planı oluşturmak için hedef, projenin ihtiyaçlarını deşifre etmek adına ortaya çıkarılacak işin üretim planını, diğer bir deyişle yol haritasını, daha etkin bir şekilde tasarlamayı başarmak olmalı. Sonrasında yapılacak işe göre hedefler koymak, kapsamı tanımlamak, kırılım yapısını (WBS) oluşturmak, kilometre taşları tanımlamak, iletişim ve risk yönetimi planları geliştirmek gerekir. Projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için tüm faaliyetleri ve görevleri ortaya dökerek proje kapsamında elimizde nelerin var olduğuna bakarak yapılacak işin çerçevesini belirlemek ve işi tanımlamak ise dikkat edilmesi gereken bir sonraki önemli adımlardır.
Ardından yapılması planlanan tüm görevleri tamamlamak için gereken çabayı, saat ve kaynaklar açısından da değerlendirmek gerekir. Ortaya çıkan performans ve efor öngörüsüne bağlı olarak projede tanımlanan görevler arasında karşılıklı bağımlılıkları bulunan görevler tanımlanarak ara hedefler belirlenir. Sonrasında yapılacak işin belli bir plana oturması için proje yönetim araçları ile işin başlangıç ve teslim tarihleri belirlenir. Bu adımları da tamamladıktan sonra projede yer alacak ekip üyelerinin hangi görevlerde yer alacağını belirlemek ve sonrasında işin takibini ve iletişimini sağlayacak izleme takip sisteminin kurgulanmasıyla süreç devam eder. Buradaki amaç aslında hem projede yer alan ekibin performansını takip etmek hem de çıktı kalitesini yönetmek için oldukça önemlidir.
İyi bir planlama ile neler kazanılır?
Kısacası, iyi bir planlama ve zaman yönetimi ile hem projede yer alan ekibin motivasyonunu yüksek tutmayı hem de daha az strese maruz çalışanlar olmalarını sağlamış oluruz. Bu da, yapılan işin verimliliğini olumlu yönde etkilerken aynı zamanda daha pozitif ve sürekli büyüyen bir başarı oranına sahip olmamızı sağlar. Ancak her şeyin başında, yazının başında da dediğim, projenin ihtiyaçlarının ilk adımda net bir şekilde ortaya koyularak kapsam belirlenmesi yatar. Hemen akabinde üretimi yapılacak işlerin yol haritasını belirlemek ve bunların hangi hedeflere hizmet edeceğini ortaya koymak gerekir. Böylece, yapılan planlama ile projenizin birçok sürecini olumsuz etkileyecek aynı zamanda beklenmedik sorunlara mahal verecek durumları bu planlama doğrultusunda öngörebilir ve ona göre aksiyon alarak hem işlerin aksamasını engelleyebilir hem de proje ekibinin motivasyonunu ve verimliliğini etkileyecek unsurları da en aza indirerek sağlıklı bir süreç yürütmeyi sağlamış oluruz.
